Para muchas personas un evento dura solo horas o algunos días, sin embargo, para nosotros es un trabajo bastante detalloso, puesto que inicia desde meses antes con la planeación, levantamiento del brief, lanzamiento de ideas, y culmina días después del evento con la entrega de los reportes, insights y base de datos que genero el evento.

Al ser un trabajo, donde la diferencia y el resultado se puede ver recién el día del evento, los clientes tienen que tener en cuenta que no pueden arriesgar todos los objetivos, metas, e inversión en trabajar estos proyectos con proveedores sin experiencia, con proveedores relativamente nuevos o que su diferenciación sea que son más económicos que el resto.

A lo largo de estos años en este rubro, hemos visto como inversiones de más de S/. 500 mil soles pueden verse perdidas, tan solo por escoger proveedores que no están capacitados para brindar estos servicios, asimismo no solo la perdida es económica, sino que también al solo darse cada dos años, pierden completamente la oportunidad de generar alianzas, conseguir nuevos clientes y la marca queda muy mal al no tener un proyecto presentable, en forma, acabados y tiempo acorde a lo requerido.

En proyectos de eventos, hay un punto super importante y es que el tiempo es preciso, se tiene una cantidad de días y horas de montaje, y se tiene un día y hora establecida meses antes para dejar todo al 100% listo, si esto no sucede, la inversión, proyecto y metas se ven perdidas.

Muchos clientes al no tomar esto en cuenta y no haber vivido una mala experiencia anteriormente, lo que más toman en cuenta es el precio, y tienden a escoger al proveedor más económico, sin embargo, esto puede resultar en un mal desenlace al llegar el día de la entrega. Hemos podido observar de todo en estos años, proveedores que tienen un mal acabado en materiales, que al inicio del evento hay zonas o espacios que no se han concluido, eventos o stands clausurados por defensa civil o por la organización por que no representan seguridad, estructuras que se han desplomado y que han causado accidentes al personal o clientes, o proveedores que hasta el día del inicio del evento no llegaron a comenzar con el montaje.

Nuestra mayor recomendación a lo largo de este tiempo, y al ser nuestro mercado muy informal, es que antes de comenzar a pensar en posibles proveedores, estos se filtren por experiencia, por preguntar contactos de clientes ya atendidos, y buscar que estos clientes sean empresas reconocidas, y que los proyectos que se han desarrollado sean de similar magnitud de lo que estas buscando. Si se puede, hacer la consulta de los proveedores a la organización o al centro comercial, para tener una mayor referencia.

Luego de aplicar estos filtros, la siguiente recomendación es que no solo se dejen llevar por el precio, que si bien es un factor importante, no llegue a ser el más determinante a la hora de escoger con que proveedor trabajar.